個人情報の取得について

株式会社ナノオプト・メディア（以下「当社」といいます）は、下記の場合に利用者の皆さまの個人情報をお聞きします。いずれの場合にも当社は、個人情報を必要とする旨を明示し、利用者ご自身の意思で提供いただくようお願いしています。

• ・展示会やセミナーなどへの参加申し込み
• ・電子メール配信サービスへの登録
• ・各種会員制サービスへの登録
• ・オンライン調査への回答
• ・コンテスト、懸賞、その他のイベントへの応募/参加
• ・特別なサービスや情報の要求
• ・定期刊行物、書籍、デジタル・コンテンツ、その他商品の注文
• ・その他

利用者の皆さまが当社が開催する各種イベント会場内あるいは各種サイト経由で当社以外の企業/団体に対して情報提供、サービス提供、商品の注文、応募、接触などを要求される場合も、個人情報をお聞きすることがあります。このように個人情報を当社以外の企業/団体に渡す必要がある場合はその旨を明示し、利用者ご自身の意思で提供いただくようお願いしています。

個人情報をお聞きする内容について

利用者の皆さまにお聞きした個人情報は、以下のような目的で利用されます。特定の用途での利用を拒絶したい場合は、いつでも当社にその旨要求できます。

• ・電子メール配信サービスのメールを配信するため
• ・会員制サービスの登録者であるか確認するため
• ・利用者の皆さまが注文された情報や商品などをお届けするため
• ・利用者の皆さまが申し込まれたサービスなどを提供するうえで欠かせない確認やご案内のため
• ・調査や各種イベントにご協力/ご参加いただいた方に結果などをご報告するため
• ・利用者の皆さまのお役にたつであろう当社からのお知らせをお届けするため
• ・利用者の皆さまのお役にたつであろう当社以外の企業/団体からのお知らせをお届けするため
• ・今後のより良い展示会運営および新しいイベント開発に向けた調査のため
• ・その他、なんらかの理由で利用者の皆さまと接触する必要が生じたときのためウエブ・サイトや電子メールなどの内容を利用者の皆さまがよりご満足いただけるよう改良するため、あるいは、個々の利用者に合わせてカスタマイズするために、利用者の皆さまにお聞きした個人情報を利用させていただくことがあります。また、個々の利用者が興味をお持ちであろう広告をお見せするために個人情報を利用することがあります。

個人情報の第三者への開示について

当社は、利用者の皆さまのご承諾がない限り、登録された個人情報を第三者に開示しません（利用者の皆さまのお役にたつであろう当社以外の企業/団体からのお知らせをお届けする場合も、個人情報はそうした企業/団体には渡されません）。第三者への情報開示について承諾された利用者の方が後日、情報提供の停止を希望された場合、当社はできる限り速やかに外部への情報提供を停止します。ただし、利用者の皆さまが当社が開催する各種イベント会場内あるいは各種サイト経由で当社以外の企業/団体に対して情報提供、サービス提供、商品の注文、応募、接触などを要求する際、利用者ご自身の意思で個人情報を提供された場合は同意があったものとし、当該企業/団体に個人情報を渡すことがあります。
また、もともとこうした仲介を目的として当社が提供している会員制サービスの場合は、会員登録時に利用者の皆さまの同意があったものとします。有料サービスの利用や商品の注文などで決済が必要な場合は、金融機関などとの間で個人情報を交換することがあります。銀行口座の正当性やクレジットカードの有効性を確認するためです。また、法律に基づき開示しなければならない場合や、他の利用者、当社などの権利/財産/安全などを保護/防御するために必要な場合には、個人情報を開示することがあります。

個人情報を統計的に処理した集約情報を公表することがあります（例えば「○○○フォーラムを毎年訪問する利用者は全体の○％」など）。これには、個々の利用者を識別できる情報は含まれません。

安全管理に関する措置

(個人データの取扱いに係る規律の整備)
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者及びその任務等について、個人情報の取扱い規定を策定しています。

(組織的安全管理措置)
個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱い規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人情報の取扱状況について、監査責任者による内部監査を実施し、個人情報の管理状況に問題があった場合は速やかに是正措置を講じています。

(人的安全管理措置)
個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的に研修を実施しています。
また、機密情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し、秘密保持義務を課しています。

(物理的安全管理措置)
個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。

(技術的安全管理措置)
個人情報へのアクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
また、個人情報を取り扱う情報システムにセキュリティ対策を実施し、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

(外的環境の把握)
外国において個人情報を取り扱う必要がある場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握し、個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。

登録情報の開示請求と登録抹消について

当社は、利用者の皆さまからお申し出があったときは、該当利用者に対する情報配信やサービス提供を停止し、登録抹消の場合は個人情報をデータベースから削除します。電子メール配信に関する登録の変更などは、こちらで受け付けております。当社のサイトの中には、利用者の皆さまが登録された個人情報を変更できるものもあります。
また、開示のご請求を頂いた場合はご本人確認をさせていただき、遅滞なく対応します。
登録情報の開示、訂正、抹消のご請求を頂いた際に当社が取得した個人情報については、当該手続き及びご請求いただいたお客様への対応など必要な範囲で取り扱います。

開示請求手続きについて

開示請求に関する回答は、ご本人確認を行い、請求者本人に書面(電磁的方法含む)によって回答させていただきます。
不開示事由について、以下の事項をあらかじめご確認ください。

• ・本人確認ができない場合。
• ・個人情報保護法上、対応する義務がない場合、所定の書類に不備があった場合。
• ・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を侵害する恐れがある場合。
• ・他の法令に違反することとなる場合。
• ・開示請求の対象が、開示対象個人情報に該当しない場合。

登録情報や個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは以下の窓口へのご連絡をお願いいたします。

2023年3月1日 改訂

株式会社ナノオプト・メディア
代表取締役社長　大嶋　康彰

Personal Information Protection Policy

At NanoOpt Media Co., Ltd. (hereinafter referred to as “our company”), we take utmost care to respect the privacy of all individuals whose personal information is entrusted to us through participation in exhibitions and conferences organized by us, as well as through all internet-based services including same-day registration, pre-registration, or membership registration. This also includes the privacy of individuals whose personal information is entrusted to us through contract work, as well as the privacy of our employees. To protect personal information, we adhere to the following guidelines:

• ・We collect, use, and provide personal information appropriately, considering the nature and scale of our business.
• ・We prevent and correct unauthorized access to personal information, as well as its loss, destruction, alteration, and leakage.
• ・We comply with laws and other norms related to personal information.
• ・We continuously improve our compliance program regarding the protection of personal information.
• ・When outsourcing personal information handling, we supervise the contractor to ensure proper handling.
• ・We notify and obtain consent from the individual before providing personal information.
• ・If we intend to use personal information for purposes other than the original, we will notify and obtain consent from the individual again.
• ・We ensure all officers and employees are aware of and adhere to these matters and our Privacy Policy.

Please read the following Privacy Policy to understand our policies when using our various services.

Privacy Policy

Regarding the Acquisition of Personal Information

NanoOpt Media Co., Ltd. (hereinafter referred to as “our company”) requests personal information from users in the following situations. In all cases, we explicitly state that personal information is required and request users to provide it voluntarily.

• ・Application for participation in exhibitions and seminars
• ・Registration for email distribution services
• ・Registration for various membership services
• ・Responding to online surveys
• ・Application/participation in contests, lotteries, and other events
• ・Requests for special services or information
• ・Orders for periodicals, books, digital content, and other products
• ・Others

Users may be asked for personal information when requesting information provision, service provision, product orders, applications, or contacts from companies/organizations other than our company through various event venues or sites operated by us. In such cases, we clearly state the necessity of providing personal information and request users to provide it voluntarily.

Regarding the Use of Personal Information

The personal information provided by users is used for the following purposes. Users can request us to refuse specific uses at any time.

• ・To send emails for email distribution services
• ・To confirm registration for membership services
• ・To deliver the information and products ordered by users
• ・To provide essential confirmations and guidance for the services applied for by users
• ・To report results and other information to those who participated in surveys and various events
• ・To deliver notifications from our company that may be useful to users
• ・To deliver notifications from companies/organizations other than our company that may be useful to users
• ・For research aimed at better future exhibition management and new event development
• ・Other reasons requiring contact with users

To improve the content of websites and emails to better satisfy users or customize them for individual users, we may use the personal information provided by users. We may also use personal information to display advertisements that may be of interest to individual users.

Regarding Disclosure of Personal Information to Third Parties

We do not disclose registered personal information to third parties without the user’s consent. If users consent to information disclosure to third parties and later wish to stop providing information, we will stop providing information to third parties as soon as possible. However, if users voluntarily provide personal information to companies/organizations other than our company through various event venues or sites operated by us, we will consider it as consent, and the information will be provided to the respective company/organization.

Additionally, for membership services originally intended for such mediation, we consider user consent obtained during registration. In cases requiring payment for using paid services or ordering products, personal information may be exchanged with financial institutions to verify the legitimacy of bank accounts or the validity of credit cards. We may also disclose personal information if required by law or necessary to protect/defend the rights/property/safety of other users, our company, etc.

We may publish aggregated statistical information that has been processed statistically (e.g., “XX% of visitors to XXX Forum visit annually”). This does not include information that can identify individual users.

Security Measures

Development of Regulations Regarding the Handling of Personal Data We have established regulations for handling personal information, including acquisition, use, storage, provision, deletion, and disposal, defining handling methods, responsible persons, and their duties.

Organizational Security Measures We appoint a person responsible for handling personal information and clarify the scope of personal information handled by employees and the information they handle. We establish a reporting system for violations or signs of violations of laws or handling regulations to the responsible person. Internal audits are conducted by audit supervisors on the handling status of personal information, and corrective measures are promptly taken if any issues are found.

Human Security Measures We conduct regular training for employees on precautions regarding the handling of personal information. Confidentiality obligations regarding confidential information are stated in the work regulations, and confidentiality obligations are imposed.

Physical Security Measures We manage the entry and exit of employees in areas handling personal information and restrict devices brought into these areas. Measures are taken to prevent unauthorized access to personal information. Measures are also taken to prevent theft or loss of devices, electronic media, and documents handling personal data, and to ensure personal information is not easily identifiable during transportation, including within the business premises.

Technical Security Measures Access control to personal information is implemented, and the scope of personal information databases handled by employees is limited. Security measures are implemented for information systems handling personal information to protect against unauthorized access or malicious software.

Understanding External Environments When it is necessary to handle personal information in foreign countries, we understand the personal information protection systems in those countries and take necessary and appropriate measures to ensure the security of personal information.

Requests for Disclosure and Deletion of Registered Information

When users request the cessation of information distribution or service provision or deletion of registered information, we will stop the service and delete the personal information from our database. Changes to email distribution registrations are accepted here. Some sites operated by us allow users to change their registered personal information.

We will respond promptly to disclosure requests after verifying the identity of the requester. Personal information obtained during disclosure, correction, and deletion requests will be handled to the extent necessary for these procedures and to respond to the requesting customers.

Disclosure Request Procedures

Responses to disclosure requests will be provided in writing (including electromagnetic methods) after verifying the requester’s identity. Please confirm the following in advance regarding non-disclosure reasons:

• ・Inability to verify identity
• ・No obligation to respond under the Personal Information Protection Law or incomplete prescribed documents
• ・Risk of infringing on the life, body, property, or other rights/interests of the individual or third parties
• ・Violation of other laws
• ・Disclosure request not applicable to disclosable personal information

For inquiries regarding registered information or the handling of personal information, please contact the following window.

March 1, 2023

Yasuaki Oshima
President
NANO OPT Media, Inc.